Pensare di scrivere una carta o una lettera formale in inglese, spesso, induce nella comune preoccupazione di non riuscire a trovare la forma adatta.
Se il tuo intento è quello di redigere un testo formale, potrai trovare molto utili i consigli presenti in questo articolo e avrai la sicurezza di non inciampare in nessun errore di forma, togliendoti ogni dubbio e perplessità su ciò che andrai a scrivere.
Qui di seguito, quindi, troverai una serie di consigli e regole da seguire quando si vuole scrivere una carta formale in inglese, a partire dall’intestazione, per poi proseguire con il contenuto e la chiusura di testo.
Formule di apertura di una carta formale
La formula di apertura e l’intestazione da dare a una carta formale, nella lingua inglese, dipende molto anche dal tipo di destinatario che deve ricevere tale documento.
Se, ad esempio, la persona a cui ti devi rivolgere è una donna e non ne conosci il nome, andrai a inserire l’intestazione:
Dear Madam → Gentile Sig.ra
Allo stesso modo, se si tratta di un maschio andrai a scrivere quanto segue:
Dear Sir → Gentile Sig.re
Quando, invece, conosci il nome del destinatario ma vuoi comunque mantenere uno stile formale potrai inserire questa intestazione:
Dear Mr/Ms/Dr. Smith → Gentile Sig./Sig.ra/Dott./Dott.ssa Smith
Nella lingua inglese, quando ci si rivolge a una donna di cui non si conosce lo stato civile, si usa sempre Ms, mentre Dr si usa per chiunque abbia conseguito un dottorato e sono sempre seguiti dal punto.
Un’altra modalità di apertura è la seguente:
To Whom It May Concern → All’attenzione di chi di competenza
Questa particolare forma ti potrà essere molto utile quando intenderai scrivere ai dipendenti di un’azienda di cui non conosci né il nome né il genere e ti solleverà da qualsiasi problematica.
Se invece, intendi avere uno stile più informale puoi usare l’espressione:
Hi/ Hello Jack/ Kate → Ciao/ Buongiorno Jack/ Kate
Come redigere una carta formale
Una volta appresa l’intestazione, dovrà poi seguire tutto lo svolgimento della carta formale da dover inviare.
Quando ti troverai a dover redigere un tipo di testo del genere, dovrai ricordare che esiste una struttura specifica e adeguata.
Dopo l’intestazione, infatti, dovrà seguire:
• la formula di apertura
• una breve introduzione
• il corpo principale della lettera in cui si spiega il motivo della comunicazione
• la conclusione
• il saluto
• la firma
Formula di apertura, breve introduzione e corpo della comunicazione
Quando si apre una lettera formale, di solito, si usano delle espressioni formali e abituali.
Alcune delle più usate, in lingua inglese, sono le seguenti:
With reference to your letter… → In riferimento alla sua lettera…
Could you please send me… → Potrebbe gentilmente inviarmi…
I’m writing to you for… → Le scrivo per…
I’m writing to you on behalf of… → Le scrivo per conto di…
I would like to ask you… → Vorrei chiederle…
Would you mind if… → Le dispiacerebbe…
Dopo questa fase iniziale, potrai inserire una breve introduzione circa ciò che si andrà a chiedere, che verrà poi approfondito nel corpo della comunicazione e in cui potrai entrare nel dettaglio della lettera formale e chiedere o comunicare qualsiasi informazione tu abbia necessità di dare o ricevere.
Conclusione
Le espressioni che di solito chiudono una lettera formale sono svariate e anche in questo caso dovrai attenerti a uno stile adeguato e rispettoso.
Può capitare che la conclusione sia inerente a una domanda che si vuole porgere al destinatario e di cui si necessita una rapida risposta, quindi in questo caso potrai usare la seguente espressione:
Please reply as soon as possible → La prego di contattarmi il prima possibile
Altrimenti, in caso si voglia chiudere la lettera senza richiedere necessariamente una risposta a quest’ultima, potrai anche concludere in questo modo:
Thank you for your help in this matter → La ringrazio per il suo aiuto in questa questione
Thanking you in advance → La ringrazio in anticipo
Oppure, in forma di cortesia:
Should you need any further information, please do not hesitate to contact us → Se dovesse avere bisogno di altre informazioni, non esiti a contattarci
Saluti e firma
Quando si termina una lettera formale, ci si congeda sempre con un saluto.
Nel caso della lingua inglese, potrai utilizzare uno di questi saluti formali, seguiti sempre dalla virgola:
Kind/ Best regards, → Saluti, I miei migliori saluti,
Sincerely, → In fede,
Yours sincerely, → Cordiali saluti,
Terminerai, poi, col tuo nome e cognome che rappresenteranno la tua firma e la chiusuradefinitiva della tua carta formale.