Le risposte automatiche in inglese si utilizzano in tanti ambiti, ma spesso soprattutto in quello lavorativo.
Esiste anche l’espressione out-of-office replies che indica tutte quelle risposte automatiche che si possono inviare nel momento in cui ci si trovi in vacanza, ad esempio nel momento in cui qualcuno ci scriva via email.
Eccoti, quindi, alcuni consigli per scrivere delle risposte automatiche in inglese in modo corretto.
Sei pronto?
Bene, allora iniziamo!
Risposte automatiche in inglese, il tono del messaggio
La prima cosa che dovrai scegliere per la tua risposta automatica in inglese sarà costituita dal tono del messaggio, quindi dal suo esordio.
Un generico “Thank you for your message” potrà essere adatto a diverse situazioni, soprattutto nell’ambito lavorativo. Se, invece, la tua clientela sia meno formale, oppure nel caso in cui tu voglia creare una risposta automatica per la tua email personale, potrai esordire anche con espressioni diverse, come quella indicata di seguito:
Oops, too late! I’m off on vacation right now
Potrai aggiungere i dettagli relativi alla tua mancata presenza sul tuo posto di lavoro oppure nel tuo ufficio o a casa.
Un messaggio preciso
Successivamente, per consentire alla persona che ti ha scritto di conoscere i dettagli relativi alla tua assenza dovrai aggiungere ulteriori frasi che vadano, però, dritte al punto e siano precise.
Immagina di non essere attualmente presente in ufficio, ma di tornare il giorno successivo. Potrai scrivere una risposta automatica come questa:
Hi, I’m out of the office. Thank you for getting in touch. We’ll get back to you within 8 business hours.
In questo modo farai sapere alla persona che tornerai operativo in al massimo 8 ore.
Oppure, se vuoi filtrare le email generiche, puoi utilizzare una frase come quella seguente:
Hello, this is John Smith from Italia SPA. Sorry I missed you. If you have a question about our products, please contact [email protected]. I will follow up once at home. Kind regards.
Risposte automatiche in inglese, indicare il tuo ritorno
Lo abbiamo già visto, ma proprio per essere sicuri che non dimentichi nulla, voglio specificarti la necessità di aggiungere alcuni particolari rispetto al tuo ritorno.
Potrai, per indicare questi particolari, usare una frase come quella specificata di seguito:
I’m out of the office until Monday, 14 August
Questo messaggio è sintetico ma indica tutti i particolari essenziali relativi alla tua assenza e anche rispetto al momento del tuo ritorno.
Ovviamente, il tono del messaggio potrà variare a seconda della situazione, e con riferimento al tipo di email per la quale lo starai creando.
Indicare un eventuale backup
Infine, soprattutto per quanto riguarda le risposte automatiche relative al lavoro, potrai indicare un eventuale backup, una persona alla quale ci si potrà rivolgere per ottenere assistenza prima del tuo ritorno.
Ad esempio, potrai utilizzare una frase come quella indicata qui di seguito:
If you require immediate assistance, please email [email protected] in my absence. Thanks.
Bene, anche per oggi abbiamo finito!
Alla prossima!
P.S.
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